Je gaat beginnen met het plannen van het bedrijfsuitje! Een leuke klus waarbij je wel rekening moet houden met een aantal zaken. Bijvoorbeeld: Wat is het psychologische effect van een bedrijfsuitje? Wat maakt een locatie geschikt? En, wat is een uitdagende activiteit voor het team? Met dit artikel geven wij je antwoord op deze vragen en inspireren we je met leuke plannen voor jouw personeelsuitje.

Wanneer je gaat beginnen aan het organiseren van een bedrijfsuitje of teambuilding activiteit, houd dan goed deze tips in gedachten.

Tip 1: Bedenk vooraf goed waarom je het uitje organiseert

Wat is de reden voor het uitje? Wat wil je als organisator bereiken? Er zit nogal een verschil tussen een effectieve teamsessie of een gezellig bedrijfsfeest. Het doel moet je dus van te voren bedenken. Als je de samenwerking wilt verbeteren, plan je andere activiteiten dan wanneer je iets gaat vieren. Je past het programma aan op jouw doel. Bedenk ook voor wie je het organiseert. Houd bijvoorbeeld rekening met leeftijd of de afdeling.

Tip 2: Wees op tijd met het bedrijfsuitje plannen

Zeker in steden als Amsterdam, is het belangrijk dat men ruim van tevoren boekt. Vooral als het gaat om een op maat gemaakt programma of een boeking van een activiteit. Met name in de weekenden zit het in grote steden al snel vol. Daar verkijken organisatoren zich nog wel eens op. Wees op tijd zodat jouw activiteit niet al volgeboekt is.

Tip 3: Stuur een save the date naar alle deelnemers

Stuur op tijd een ‘save the date’ bericht. Zo breng je iedereen op de hoogte van de datum. Ongeveer vier tot zes weken voor dat het bedrijfsuitje plaatsvindt, verstuur je een officiële uitnodiging. Het liefst de uitnodiging per post. Dat ziet er leuker uit dan wanneer je een e-mail krijgt in jouw werk inbox.

Tip 4: Licht deelnemers vooraf in met duidelijke informatie

Zorg ervoor dat alle deelnemers van je bedrijfsuitje rekening houden met kleding en schoenen die bij de activiteit passen. Als het een buitenactiviteit is, kan het soms natuurlijk best fris zijn en dan is het wel zo fijn als iedereen daarop gekleed is. En prettige schoenen zijn natuurlijk ook belangrijk! Licht deelnemers daarom vooraf goed in met eventuele belangrijke informatie voor de dag.

Tip 5: Zorg voor een flexibele activiteit

Lianne Groen van Plan A event management zegt daarover het volgende: “Het uiteindelijke aantal deelnemers wijkt bijna altijd af van de planning. Zorg dat je iets organiseert wat ook met meer of minder deelnemers door kan gaan.” We raden daarom aan om een flexibele activiteit te organiseren. Bijvoorbeeld een schilderworkshop of een gezamenlijke meditatiesessie.

Tip 6: Laat het budget voor je bedrijfsuitje geen belemmering zijn

Het ene bedrijf besteedt iets meer geld aan bedrijfsuitjes dan het andere. Een kleiner budget betekent niet dat je geen geslaagd bedrijfsuitje kunt organiseren. Bepaal van te voren wat belangrijk is op de dag van het personeelsuitje. Een budget geeft je kaders en een bedrijfsuitje hoeft niet onbetaalbaar te zijn. Probeer juist met beperkte middelen waarde toe te voegen aan het personeelsuitje. Persoonlijke elementen kunnen hierin heel waardevol zijn.

Een bedrijfsuitje zou je ook wat zakelijker kunnen aanpakken. Je probeert dan echt te werken aan de teambuilding.

Tip 7: Zorg dat de activiteit aansluit op het type werk

Het hele idee van teambuilding is gebaseerd op het psychologische principe dat een gezamenlijke activiteit verbroedert. Vandaar dat bedrijven ooit begonnen met survival in de Ardennen en vlotten bouwen in natuurplassen. “Dat is mooi, maar het effect hiervan ebt snel weg als de aard van de gezamenlijke activiteiten geen relatie heeft met het werk. Daarom kun je het beste teamsessies organiseren die werkgerelateerd zijn. Het salesteam kan bijvoorbeeld beter een salesgame spelen om samen beter te worden dan de bossen in te trekken,” aldus Wouter Vrooland van Werkpsycholoog.

Tip 8: Sociale teambuilding activiteiten hebben een andere inslag

Is het je doel om het team te verbeteren op gebied van samenwerking? Annika van Merm van Grip Psychologen legt uit: “Als je activiteiten organiseert die niet werkgerelateerd zijn krijg je inzicht in de verschillende sterke en minder sterke kanten van elkaar tijdens een groepsopdracht. De één blijkt bijvoorbeeld een goede leider te zijn en de ander blijkt heel creatief. Dit kan nuttig daarna zijn op de werkvloer. Daarnaast heeft iedereen wat met elkaar gemeen; het is voor iedereen nieuw, waardoor je je kwetsbaar opstelt en je elkaar moet gaan leren vertrouwen”.

Een bedrijfsuitje vindt vaak in informele setting plaats, zo kom je op een persoonlijkere manier in contact met collega’s. Dit kan ervoor zorgen dat de vertrouwensband vergroot wordt en men later op de werkvloer weer meer benaderbaar wordt voor elkaar. Hulp vragen of grenzen aangeven kunnen daarmee als laagdrempeliger worden ervaren.

Tip 9: Wees milieubewust met je activiteit

Een unieke, maar ook een duurzame activiteit is het plastic vissen in de Amsterdamse grachten. Volgens Suzanne Flinkenflögel van Plastic Whale is dit een teamactiviteit waar iedereen energie van krijgt. Het is leuk, je leert je collega’s kennen en het is milieuvriendelijk.

Tip 10: Gebruik geleverde prestaties als reden

Bedrijfsuitjes zijn een goed middel om het werk leuk te maken voor werknemers. Mensen willen niet alleen maar werken. De druk in ons werk en leven ligt gemiddeld genomen een stuk hoger dan vroeger. Dus als de werkgever de mogelijkheid biedt om te ontspannen, wordt dat vaak goed ontvangen. Zeker als dat als een uiting van waardering voor de geleverde prestaties wordt gebracht. Dus koppel het uitje aan een geleverde prestatie uit het recente verleden (altijd achteraf en niet vooraf, want anders legt het juist druk op het werk).

Bij het organiseren van een bedrijfsuitje moet je rekening houden met de locatie en kleinere activiteiten tijdens de dag, de volgende tips helpen je daarbij.

Tip 11: Boek niet een te grote ruimte

Als je een ruimte reserveert, is het belangrijk om rekening te houden met de afmetingen van de zaal. Een te grote ruimte met niet zoveel gasten kan kil overkomen, dus moet je rekening houden met het aantal gasten wanneer je een ruimte boekt.

Tip 12: Heb je muziek geregeld? Geef aan welk soort publiek zij kunnen verwachten

Een DJ of live entertainment maakt het personeelsuitje een stuk meer feestelijk. Als je een DJ of band hebt besproken kun je aangeven wat voor gasten komen en wat het doel is van de bijeenkomst. Is het de bedoeling dat de gasten gaan dansen of mag de muziek ingetogen op de achtergrond klinken? Met deze informatie kan het entertainment zich ook voorbereiden.

Tip 13: Doe een kort woordje, maar maak het niet te formeel

Het is altijd goed om als organisator even het woord te richten aan je gasten. Wanneer je een speech gaat geven, is het wel verstandig om het kort te houden. “Houd maximaal tien minuten aan, anders kan het te langdradig worden,” Elleke Groot van Level Eleven.

Tip 14: Zorg voor lekker eten en drinken tussendoor of aansluitend op de activiteit

Voor ieder teamuitje is het fijn dat de groep geen honger of dorst krijgt. Ook al duurt het bedrijfsuitje niet de hele dag, het is altijd fijn om even wat te eten en te drinken. Kijk dus even wat de mogelijkheden zijn om gedurende de activiteiten hapjes en drankjes te regelen, of een aansluitende maaltijd te boeken. Denk bijv. eens aan een unieke fine dining op de grachten van Amsterdam. Perfect om de dag af te sluiten of het avondprogramma te beginnen.

Tip 15: Laat het bedrijfsuitje organiseren door een event planner

Je kunt de organisatie van het bedrijfsuitje ook uit handen geven aan een event planner. De beleving die je met jouw personeelsuitje wilt creëren, vertaalt de event planner naar een dag vol met verrassende activiteiten. Best handig als je zelf niet weet wat voor activiteiten het meest geschikt zijn. Samen met een event planner kun je de doelstellingen voor je bedrijfsuitje bepalen. De event planner kan veel werk uit handen nemen. Hierdoor houd je tijd over voor jouw werkzaamheden en weet je zeker dat het goed geregeld wordt.

Tip 16: Zorg voor een multifunctionele locatie waar veel mogelijk is

Op die manier vindt het personeelsuitje zoveel mogelijk plaats op een locatie. Pim ten Broeke van UP Events zegt: “Op deze manier zit er een continue flow in de hele dag. Als je de flow onderbreekt, werkt dit de groepsbeleving tegen.”

Als je jouw activiteiten toch op meerdere plekken organiseert, volgen nu een paar tips met betrekking tot vervoer.

Tip 17: Kijk eens naar de mogelijkheden van duurzaam vervoer

Duurzaamheid wordt voor bedrijven steeds belangrijker. Als je het duurzaam wilt reizen tussen de bestemmingen kun je gaan fietsen of lopen. Taxicentrales zoals TCA in Amsterdam beschikken ook over eco-modellen van bijvoorbeeld Tesla. Dan rijd je niet alleen duurzaam, maar ook in stijl van A naar B.

Tip 18: Organiseer een pendeldienst tussen diverse locaties

Laat je medewerkers van en naar een specifieke locatie brengen met een flexibele shuttledienst. Met de taxicentrale kun je desgewenst meerdere ophaalplekken op de route overleggen. “Deze mogelijkheid scheelt reiskosten en biedt een hoop gemak,” aldus Suzanne Jongert van Taxi Centrale Amsterdam.

Bedenk tot slot ook dat bedrijfsuitjes en teambuilding activiteiten, naast dat ze heel leuk zijn, ook een erg positief effect hebben op psychische klachten.

Tip 19: Maak stress op het werk bespreekbaar met een goede teamgeest

Het is belangrijk om aan je collega’s aan te geven dat je stress ervaart op de werkvloer; het vergroot de veiligheid en het gevoel van steun van je collega’s en kan het makkelijker maken om om hulp te vragen. Een goede teamgeest draagt hier aan bij en kan helpen bij het bespreekbaar maken van een burn-out.

Bonus tip: Denk aan je eigen timemanagement

Maak een duidelijke indeling van je werkdag en als je pauze hebt, zorg dan dat je ook echt even “weg” bent uit de werksfeer.

Tip 20: Met personeelsuitjes help je psychische problemen voorkomen

Psychische klachten voorkomen, doe je door de balans te bewaken tussen inspanning en (actieve) ontspanning. Door een bedrijfsuitje kunnen werkgevers deze balans bespreekbaar maken. Teamuitjes hebben daardoor een positief effect op het verlagen van psychische problemen. Verder is het ter voorkoming van psychische klachten belangrijk als iedere collega iemand heeft waar hij of zij terecht kan om even stoom af te blazen of advies te ontvangen. Een goede sfeer en elkaar kennen door bijv. een bedrijfsuitje helpt daar natuurlijk ook bij!

Bonus tip: Ontspannen doe je door goed te slapen, een prikkelarme omgeving opzoeken, mediteren, ontspanningsoefeningen en rustige activiteiten zoals een boek lezen. Voor mensen die veel met hun brein werken is bewegen belangrijk: dus sporten, tuinieren of yoga.

Tip 21: Evalueer het bedrijfsuitje

Voldeed het bedrijfsuitje aan de doelstelling en de verwachtingen? Om de effectiviteit van het bedrijfsuitje te meten ga je bij de deelnemers na wat ze ervan vonden. Event planner Myrthe Nijboer van Myrthe Regelt Het zegt hierover het volgende: “Bespreek na afloop welke activiteiten in de smaak vielen en welke beter kunnen. Zo krijg je een goed beeld van wat werkt bij jouw personeel, zodat je het volgende uitje daarop kunt aanpassen!”

Boot Huren Amsterdam wil graag alle experts bedanken voor hun bijdrage aan dit artikel en wensen alle organisaties in de toekomst een geslaagd bedrijfsuitje!